Wie Sie ein erfolgreiches Leistungsbeurteilungs-System einführen

Messbare Ziele festzulegen, ist im Management nichts neues. Qualitative Ziele sind zwar sinnvoll, doch ihre Quantifizierung ist wichtig, um die Überprüfung einfacher und fairer zu gestalten. Wenn Kennzahlen klar festgelegt und überprüft werden, bleibt kein Raum für Interpretationen. Oder wie der Managementberater, Pädagoge und Autor Peter Drucker zu sagen pflegte: "Was gemessen wird, wird gemanagt".

KPIs, MBOs und OKRs

Doch welche Maßnahmen sollten bei der Beurteilung eines Mitarbeiters eingesetzt werden? Es gibt verschiedene bewährte Konzepte, wie KPIs, MBOs und OKRs. Doch was bedeuten all diese Abkürzungen wirklich und was wird in welchem Zusammenhang verwendet? 

KPIs - Wichtige Leistungsindikatoren

Key Performance Indicators, kurz KPIs, gibt es schon ewig. Sie zeigen den Erfolg, die Leistung und die Kapazität eines Unternehmens, einer Abteilung oder einer bestimmten Maschine auf. Beliebt sind sie beispielsweise in der Buchhaltung. Häufig verwendete Kennzahlen sind der Return on Investment (ROI) oder der Return on Equity (ROE). KPIs dienen oft als Entscheidungsgrundlage bei Investitionen in Maschinen. Wenn man z.B. das Gesamtauftragsvolumen und die Kapazität von Maschine 1 betrachtet, stellt sich die Frage, ob es sich lohnt Maschine 2 zu kaufen? Da KPIs nicht für Personalzwecke entwickelt wurden, sind sie hier nur begrenzt einsetzbar. Sie eignen sich gut für das Projektmanagement oder den Vertrieb, wo qualitative Ziele im Mittelpunkt stehen.

MBOs - Management durch Zielvereinbarungen

MBOs versuchen, qualitative und quantitative Ziele zu kombinieren. Mit einem Top-Down-Ansatz werden die Ziele der Mitarbeiter an den übergeordneten Unternehmenszielen ausgerichtet. Die Unternehmensziele sind meist qualitativer Natur, wie z.B. Marktführer für IT-Management-Lösungen zu werden. Die Führungskräfte im Unternehmen, z. B. der CEO oder die Abteilungsleiter, müssen sich dieser übergeordneten Ziele bewusst sein, um die Ziele für ihre Mitarbeiter festlegen zu können. Best Practices empfehlen je Mitarbeiter 1 bis 3 Herausforderungen zu definieren. Diese Herausforderungen sollten anspruchsvoll sein und hohe Anforderungen an die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter stellen. Setzen Sie keine Ziele, die zu leicht zu erreichen sind. Der letzte Schritt besteht dann darin, zu überprüfen, ob die Ziele quantifizierbar sind, um sie später zu überprüfen.

OKRs - Ziele und Key Results

Das Managementsystem Objectives and Key Results (OKRs) folgt einer ähnlichen Logik wie MBOs. Ausgehend von qualitativen Zielen werden quantitative Key Results festgelegt. Dabei weisen die Key Results den Weg, wie ein bestimmtes Ziel zu erreichen und der zugehörige Erfolg gemessen werden kann. Mit anderen Worten: Key Results machen den Fortschritt eines definierten Ziels sichtbar. Qualitative Key Results können zum Beispiel am Grad der Fertigstellung gemessen werden. Quantitative Key Results werden durch bestimmte Kennzahlen überprüft (z. B. die Anzahl der Verkäufe in Q1). Anstatt Aktivitäten zu beschreiben, sollten Key Results die gewünschten Ergebnisse beschreiben. Ein großer Unterschied zu den MBOs ist die Berücksichtigung von unterstützenden Zielen. Sie sind keine untergeordneten Ziele, sondern in der Regel genauso wichtig wie die Key Results. Sie sind jedoch einem anderen Mitarbeiter zugeordnet. Nehmen wir an, der Vertriebsleiter muss den Marktanteil um 15 Prozent erhöhen - das wäre das Key Result. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeitet der Vertriebsleiter mit verschiedenen Abteilungsleitern im Unternehmen zusammen, z. B. mit dem Marketingleiter. Ein unterstützendes Ziel könnte sein: Steigerung der Werbemaßnahmen um 25 Prozent. Beide Ziele sind wesentlich für den Erfolg des Unternehmens, sie werden nur von verschiedenen Personen im Unternehmen umgesetzt.

Leistungsbeurteilungen

Leistungsbeurteilungen Die Leistungsbeurteilung sollte ein kontinuierlicher Prozess sein. Obwohl in vielen Unternehmen eine jährliche Leistungsbeurteilung obligatorisch ist, sollten Vorgesetzte und Mitarbeiter einen viel kürzeren und häufigeren Beurteilungszyklus festlegen. Auf diese Weise können Probleme schneller erkannt und leichter im Keim erstickt werden. Hinzu kommt, dass wir in sehr unberechenbaren Zeiten leben. Es ist nicht nur riskant, sondern auch naiv, sich zu Beginn des Jahres Ziele zu setzen und daran 12 Monate lang festzuhalten - komme was wolle. Je nach Abteilung und Aufgabenstellung ist es sinnvoll, zumindest vierteljährlich zu Gespräch zu führen. Es könnte sogar sinnvoll sein, kurze wöchentliche oder monatliche Besprechungen abzuhalten, um ein schnelles Update zu geben. Obwohl sich häufige Überprüfungen zeitaufwändiger anfühlen, erweisen sie sich letztlich oft als effizienter. Erstens, weil Probleme schneller adressiert werden können. Und zweitens, weil wöchentliche 15-minütige Sitzungen weniger anstrengend sind als z. B. eine 8-stündige Besprechung wenn die Hälfte der Projektzeit bereits um ist.

Zusammenfassung

Abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur, Ihren Zielen und Ihrer spezifischen Branche helfen Ihnen KPIs, MBOs und OKRs dabei, Ihre Mitarbeiter auf gemeinsame Ziele auszurichten und Ihr Gesamtergebnis zu optimieren. Statt einer konkreten Aufgabe legen Sie ein bestimmtes Ziel fest, das es zu erreichen gilt. Gerade in Zeiten, in denen sich die Aufgaben schneller stapeln, als sie abgearbeitet werden können, ist das richtige Setzen von Prioritäten erfolgsentscheidend geworden. KPIs, MBOs, OKRs helfen dem Mitarbeiter, sich an festgelegten Zielen zu orientieren. So können sie selbst über Prioritäten entscheiden, was Abstimmungsgespräche mit ihrem Vorgesetzten seltener werden lässt - das spart Zeit und Geld. Insbesondere die Berücksichtigung einer guten Mischung aus qualitativen und quantitativen Zielen ist eine gute Erfolgsstrategie.